Pernahkah Anda mendengar istilah mengenai minuta akta? Secara umum, minuta akta adalah dokumen yang berisi tentang draft, konsep, dan rancangan mengenai sebuah perjanjian atau akta autentik yang akan notaris terbitkan.

Mengenal Apa Itu Minuta Akta

Minuta akta juga merupakan konsep yang menjadi pertimbangan bagi seorang notaris ketika ingin menyusun sebuah dokumen atau surat perjanjian. Jadi poin-poin tentang isi dari perjanjian yang akan keluar dalam akta original bisa kita lihat secara lengkap pada berkas tersebut.

Membuat minuta akta adalah bagian dari protokol notaris. Berkas itu juga harus mereka simpan dengan baik sebagai bukti yang mungkin akan klien butuhkan pada kemudian hari.

Bagi orang yang mengetahui tentang kenotariatan pasti sudah tidak asing dengan istilah yang satu ini. Namun bagi orang awam, mungkin cukup asing dengan istilah minuta akta. Berikut beberapa fakta-fakta tentang dokumen berikut ini sangat penting untuk Anda ketahui:

Minuta Akta Berisi Konsep Keseluruhan dari Akta Original

Ketika akan menerbitkan sebuah akta original atau akta autentik, terlebih dahulu notaris akan membuat minuta akta. Secara garis besar minuta akta adalah dokumen asli yang notaris buat sebelum menerbitkan sebuah akta original.

Pada minuta ini, kita bisa mendapati berbagai informasi yang relevan dengan hal-hal yang tercantum dalam akte original. Antara lain seperti nama para pihak yang terlibat, tujuan pembuatan dokumen, poin-poin penting isi perjanjian dan lain-lain.

Membuatnya Sebelum Menerbitkan Akta Autentik

Pembuatan minuta akta akan notaris lakukan sebelum terbitnya akta autentik. Jadi minuta yang berisi konsep dan rancangan dari akta original ini merupakan berkas yang pembuatannya bersumber dari pihak notaris.

Selanjutnya notaris akan membahas draft rancangan tersebut dengan para pihak yang terlibat. Jadi semua pihak yang terlibat akan bertemu dan berkumpul dalam satu tempat, kemudian notaris akan mendiskusikan konsep minuta akta yang mereka buat.

Pada pertemuan tersebut para pihak bisa berdiskusi mengenai keseluruhan isi dokumen. Mereka juga bisa memberikan saran, masukan ataupun penolakan terhadap isi minuta akta.

Selain itu, para pihak juga bisa menyarankan perbaikan terhadap semua poin yang mereka anggap perlu dari dokumen itu.

Ketika semua pihak sudah setuju dengan isi minuta akta tersebut barulah notaris akan mengumpulkan poin-poin yang relevan dan mencantumkannya pada akta original.

Harus Terdapat Tanda Tangan Notaris

Sebagai syarat agar sebuah dokumen memiliki kekuatan hukum yang sah, maka dalam prosesnya harus melibatkan paralegal atau petugas hukum. Dalam hal ini, sebuah kontrak atau perjanjian biasanya melibatkan notaris sebagai fasilitator.

Pada dokumen tersebut juga harus ada tanda tangan dari notaris sebagai bukti sah. Selain itu, minuta akta adalah bagian dari protokol notaris yang harus ada dalam setiap penerbitan dari sebuah akta autentik.

Mencantumkan Tanda Tangan dari Para Pihak

Minuta akta adalah dokumen asli yang pembuatannya berlaku sebelum dokumen resmi dan terbit dari notaris. Dokumen ini juga sebagai barang bukti yang menunjukkan keaslian dari akta autentik.

Oleh sebab itu, pada minuta akta akan tercantum tanda tangan dari semua pihak yang terlibat. Jadi para pihak yang ikut dalam diskusi akan membuktikan keterlibatan mereka dengan menandatangani minuta akta.

Adapun pihak-pihak yang wajib membubuhkan tanda tangan pada dokumen tersebut, antara lain pihak-pihak yang terlibat dalam pembuatan kontrak, saksi, serta notaris yang bertugas sebagai praktisi hukum yang memfasilitasi proses perundingan.

Tercantumnya tanda tangan dari para pihak yang terlibat membuktikan bahwa akta tersebut adalah dokumen resmi dan isinya bisa dipertanggungjawabkan.

Sehingga ketika terjadi masalah terhadap isi perjanjian atau ada pihak yang melakukan gugatan, maka notaris dapat mengurusnya dengan mudah dengan data-data yang terdapat pada minuta akta ini.

Minuta Akta harus Notaris Simpan

Setelah poin-poin dalam minuta akta mendapatkan persetujuan dari para pihak. Maka selanjutnya notaris akan membuat salinan dari poin-poin perjanjian yang mereka masukan ke dalam akta original.

Akta original atau akta autentik inilah yang nantinya akan notaris berikan kepada para pihak. Sedangkan untuk minuta akta akan notaris simpan sebagai bagian dari protokol.

Dalam Undang-Undang No 2 tahun 2014 mengenai Jabatan Notaris, tepatnya pada pasal 1 ayat 8 tercantum aturan tertulis bahwa:

“Minuta Akta adalah asli Akta yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan Notaris, yang disimpan sebagai bagian dari Protokol Notaris.”

Pada notaris, minuta akta akan tersimpan pada tempat yang aman. Mereka berkewajiban untuk melindungi dokumen tersebut serta mencegahnya dari risiko hilang ataupun rusak.

Ada Sanksi Hukum Jika Minuta Akta Hilang

Penyimpanan minuta akta adalah bagian dari protokol notaris. Oleh sebab itu, dokumen ini harus tersimpan dengan aman dan tidak boleh hilang. Sebab minuta akta adalah bagian dari arsip negara yang harus mereka lindungi.

Apabila notaris tidak sengaja menghilangkan dokumen ini maka akan ada sejumlah sanksi yang mereka dapatkan. Sebab dengan kelalaian tersebut mereka telah terbukti melakukan pelanggaran hukum.

Oleh sebab itu, mereka akan menerima sanksi dari Majelis Pengawas Wilayah. Sanksi yang akan mereka dapatkan ini akan ternilai berdasarkan berat ataupun ringannya jenis pelanggaran.

Jenisnya sendiri juga bervariatif, mulai dari sanksi pidana, perdata ataupun administratif tergantung jenis penyelesaian masalah yang disarankan oleh pihak yang berwenang.

Jadi ketika seorang notaris merasa menghilangkan atau menyebabkan kerusakan pada minuta akta, mereka harus melapor pada pihak terkait yaitu Majelis Pengawas Wilayah. Selanjutnya notaris harus membuat hukum acara, kemudian mempertanggungjawabkan hal tersebut sesuai dengan kebijaksanaan dari Majelis Pengawas Wilayah.

Pada Undang-Undang No 14 tahun 2014, tepatnya pasal 16 tercantum aturan bahwa :

“Dalam menjalankan jabatannya, seorang notaris wajib bertindak jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak dan menjaga kepentingan pihak terkait dalam pembuatan hukum dan akta dalam bentuk minuta akta dan menyimpannya sebagai bagian dari protokol notaris.”

Jadi sudah selayaknya tugas ini notaris laksanakan dengan sebaik-baiknya. Sehingga terhindar dari kelalaian dan mendapatkan sanksi akibat hilang atau rusaknya minuta akta.

Makin Paham Minuta Akta dengan Sekolah Hukum

Demikian beberapa fakta penting dari minuta akta. Jika Anda tertarik untuk menjadi seorang notaris, maka mengetahui apa itu minuta akta adalah hal yang sangat penting. Selain itu, Anda juga perlu belajar ilmu hukum di lembaga yang relevan yaitu Sekolah Tinggi Ilmu Hukum.

IBLAM School of Law merupakan Sekolah Tinggi Ilmu Hukum yang dapat Anda andalkan untuk kebutuhan tersebut. Sekolah kami merupakan bagian dari yayasan LPIHM IBLAM yang menawarkan 2 program pendidikan, yaitu program Sarjana Hukum dan Magister Hukum terakreditasi.

Selain selalu berusaha menghasilkan lulusan-lulusan terbaik, IBLAM juga berfokus untuk menghasilkan sumber daya manusia yang unggul di bidang hukum, berintegritas, dan membuat mereka bisa bersaing di era industri 4.0.